○峡東地域広域水道企業団文書管理規程
平成16年4月1日
訓令第1号
峡東地域広域水道企業団文書管理規程(平成3年訓令第1号)の全部を改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとすることにより、文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 所管担当 当該文書に係る事案を所掌する担当をいう。
(2) 文書 山梨市情報公開条例(平成17年山梨市条例第18号)第2条第2号に規定する文書をいう。
(3) 決裁 次に掲げる者(以下「決裁権者」という。)が、その権限に属する事務について、最終的にその意思を決定する事をいう。
ア 企業長又はその委任を受けた者
イ 専決者(企業長から所定の事項について専決できる権限を与えられた者をいう。)
(4) 回議 主管者が、事案の決裁、決定若しくは承認を受け又は調整するための案を記載した文書(以下「起案文書」という。)を関係者間に順次に回付して、その内容及び形式等に対する意見を聴き、決裁権者の決裁を受けることをいう。
(5) 合議 事案の決裁、決定若しくは承認を受け又は調整する必要がある事項が、2担当以上に関係するときは、起案文書を関係する担当に回付することをいう。
(文書の処理及び取扱いの原則)
第3条 文書の処理は確実かつ迅速に行わなければならない。
2 文書は、ていねいに取り扱うとともに、常に整理し、その所在を明確にしておかなければならない。
(事務局長の責務)
第4条 事務局長は、文書の処理その他文書に関する事務が円滑に行われるよう管理し、統制しなければならない。
2 事務局長は、文書の処理を監督し自己の責任において処理しなければならない。
(文書管理責任者)
第5条 総務担当に文書管理責任者を置く。
2 文書管理責任者は、リーダーをもって充てる。
3 文書管理責任者は、次の事務を処理するものとする。
(1) 主務担当内の文書の処理の総括に関すること。
(2) 文書事務に係る指導及び改善に関すること。
(文書管理担当者)
第6条 総務担当に文書管理担当者を置く。
2 文書管理担当者は、リーダーの指名した職員をもって充てる。
3 文書管理担当者は、次の事務を処理するものとする。
(1) 主務担当内の文書の維持管理に関すること。
(2) 主務担当内の文書発送簿の管理に関すること。
(3) 主務担当内の保存年限を経過している文書の廃棄に関すること。
(文書の種類)
第7条 本企業団において作成する文書の種類及び性質は、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により企業団議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により企業長が制定するもの
ウ 規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により企業長が制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 企業長が法令の定める事項又は処分若しくは決定した事項等を公示する場合に発するもの
イ 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に公示するもので告示以外のもの
(3) 令達文
ア 訓令 企業長が職務運営上の基本的事項について所管の機関又は職員に対し全般的に命令する場合に発するもの
イ 指令 企業長が許可の申請、願い等に対し承諾の意思表示をする場合に発するもの
ウ 命令 個人又は団体に対し職権により特定の事項を指示命令する場合に発するもの
(4) 往復文
ア 照会 ある事項に対して相手方の意見等を問い合わせ、回答を求める場合に発するもの
イ 回答 照会、依頼又は協議等に対し回答する場合に発するもの
ウ 報告 一定の事実の状況を上司又は関係機関に知らせる場合に発するもの
エ 通知 一定の事実、処分又は意思を知らせる場合に発するもの
オ 通達 指揮監督権に基づいて所管の機関等に対し、職務上の細目、法令の解釈、行政運営の方針等を指示する場合に発するもの
カ 申請 許可、認可、補助等を求める場合に発するもの
キ 進達 経由文書を上級庁へ送付する場合に発するもの
ク 副申 経由文書の進達に当たり、その機関が参考意見等を添える場合に発するもの
ケ 届出 法令等に基づいて一定の事項を届け出る場合に発するもの
コ 依頼 相手方に対し、義務の伴わない一定の事項を依頼する場合に発するもの
サ 協議 相手方の同意を求める場合に発するもの
シ 督促及び請求 義務を催促したり、一定の行為及び意思の決定を求める場合に発するもの
ス 諮問 一定の機関に対し、法令等に定められた事項について調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を聴く場合に発するもの
セ 答申 諮問を受けた機関が諮問事項について意見を述べる場合に発するもの
ソ 建議 一定の機関等が企業長その他の関係機関に対し、その調査審議した事項についての意見や希望を申し出て相手方の措置を勧める場合に発するもの
タ 勧告 権限を有する機関が、その権限に基づき特定の事項について相手方の措置を勧める場合に発するもの
(5) その他の文書
ア 証明文(証明書、証書等)
イ 表彰文(表彰状、感謝状、賞状等)
ウ 簡易文
エ 挨拶文(式辞、祝辞、告辞、訓辞、弔辞等)
オ 請願書、陳情書及び要望書
カ 契約書
キ 不服申立関係文書(決定書、裁定書等)
ク 部内関係文書(伺い、願い、届け、復命書、事務引継書、上申、内申、供覧、辞令等)
(文書の書き方)
第8条 文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 口語体により、常用漢字及び現代かなづかいを用い、その事案の内容を的確、平易かつ簡明に表現すること。
(2) 文字はかい書で明確に書くこと。
(3) 文書の作成は、コンピューター、ワープロ及びペンを使用し、容易に消失しないものによること。
(文書の記号及び番号)
第9条 条例、規則、告示、公告、命令及び訓令にあっては総務担当において令達番号簿(様式第1号)により、企業団名、文書種類名、令達番号及び文書番号を付さなければならない。
2 指令に当たっては、総務担当において令達番号簿(様式第1号)により、峡東水企を冠し、文書番号を付さなければならない。
3 往復文書にあっては、総務担当において文書発送簿(様式第2号)により、峡東水企を冠し、文書番号を付さなければならない。
5 往復文書のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。
6 前項の規定により文書番号を省略するときは、文書の記号の次に「号外」を付するものとする。
第2章 文書の処理
第1節 受領、受付及び配布
(文書の受領、受付及び配布)
第10条 到達した文書は、すべて総務担当において受領するものとする。
ア 新聞、雑誌その他これに類するもの
イ 案内状、各種の請求書、報告書、届出書その他これに類するもので軽易なもの
4 親展文書、個人宛の文書にあっては、直接名あて人に配布するものとする。
6 配布を受けた文書に主務担当の所掌に属さないものがある時は、直ちに総務担当に回付しなければならない。
(執務時間外に到達した文書等の処理)
第11条 執務時間外に到達した文書の取扱いは、当直員が次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 書留郵便物、配達証明郵便物、内容証明郵便物及び特別送達郵便物は、日直日誌に登載するものとする。
(2) 至急文書は、日直日誌に登載した後総務担当に送付するものとする。
(3) その他の文書は、一括して保管し、その当直時限後直ちに総務担当又は次番員に引き継ぐものとする。
第2節 起案、回議、合議及び決裁
(事務処理の原則)
第12条 局長は文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する職員に処理方針及び処理期限を示し、速やかに処理させなければならない。この場合において、特に重要な事案に係るものについては、局長においてあらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理をしなければならない。
2 文書の処理を命ぜられた職員は、速やかに起案、供覧その他必要な措置をとらなければならない。
(起案)
第13条 すべて事案の処理は、文書により行うものとする。
2 特に重要な事案を処理しようとするときは、あらかじめ決裁権限を有するものの処理方針を確認の上起案するものとする。
3 起案には、特別な定めがある場合を除くほか、回議用紙(様式第5号)を用いなければならない。
(1) 定例的なもので、その取扱いについて特別の定めのあるもの 一定の帳票(伝票、印刷済みの用紙類等)を用いること。
(2) 事案の軽易なもの 当該文書の余白に処理案を記載すること。
(3) 工事、調査の執行の起案は、別に定めるところにより処理することができる。
(供覧等)
第14条 前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧し、又は回覧することによって完結するものであるときは、当該文書の上部余白に「供覧」又は「回覧」と記載し、関係者に供覧又は回覧するものとする。
(起案に当たっての注意)
第15条 起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 標題を簡潔に付し、結論を先にし、箇条書きにする等留意の上、文字は明りょうに書き、文書は一読して理解することができる平易かつ簡明なものとすること。
(2) 関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。
(3) 起案が文書に基づくときは、当該文書を添えること。
(4) 事案は重要又は異例なものであるときは、準拠法令、事実の調査結果、前例その他参考事項を記載し、及び関係書類を添付し、起案者の根拠理由を明らかにすること。
(起案用紙)
第16条 起案用紙は、次により使用しなければならない。
(1) 決裁区分欄は、不要部分に○印をする。
(2) 取扱い上及び施行上の注意において、必要に応じて次の区分を回議用紙の欄外に赤書し、必要に応じ事務局長又は主務リーダーが携帯して決裁を受けなければならない。
ア 急を要するもの 急
イ 秘密の取扱いをするもの 秘
(3) 保存年度欄は、当該するものを○で囲むか不要部分を見え消しする。
(4) 起案年月日、起案者氏名を所定の欄に記載し、押印し又、起案者の所属担当に○印を記載すること。
(5) 合議先の表示は、合議欄の欄外にその合議先を記載すること。
(回議)
第17条 起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者の決裁を受けなければならない。
(合議)
第18条 起案の内容が他の担当に関係を有するときは、当該起案書を関係を有する担当に合議しなければならない。
2 合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する担当と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合においては、回議書にその旨を付記しなければならない。
3 合議を受けた主務リーダーは、合議事項に異議があるときは、主務リーダーと協議して調整するものとする。
4 合議を受けた事案について再覧を要するものは、回議書に「執行前再回」又は「執行後再回」と付し再度回付を受けることができる。
(代決)
第19条 回議又は合議において、職務権限を有するものが不在又は事故のため決裁できないときは、峡東地域広域水道企業団事務専決、代決規程(平成3年規程第2号)第6条に規定する当該職務権限を有するものの職務を代行できるものが代決する場合は「代」と記載して代決することができる。
(重要文書の持ち回り)
第20条 回議又は合議において、急を要する文書、秘密を要する文書、説明を要する文書又は重要若しくは異例に属する文書は、起案者自ら持ち回りしてこれを行うことができる。
(起案内容の訂正)
第21条 回議書の記載内容のうち用字、用語、文体等の表記上の訂正を除き、起案の内容を訂正したときは、その旨を起案者に連絡し、又は訂正した者の氏名を当該訂正箇所に記載しなければならない。
2 起案の内容が著しく訂正されたときは、起案者において回議し、又は合議した関係者に当該回議書を再回議するか、あるいはその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃案になった場合も同様とする。
(決裁年月日の記入)
第22条 決裁を終えた回議書(以下「原議」という。)は、決裁責任者又は総務担当リーダーにおいて、所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。
第3節 文書の施行
(文書の施行)
第23条 原議は、特別の理由があるときを除くほか、必要な手続を経て直ちに施行しなければならない。
(文書の発信者名)
第24条 文書の発信者名は、権限を有する者の名を用いなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、簡易な往復文については、事務局長名を用いることができる。
3 前2項の規定にかかわらず、証票類等については企業団名を、事務連絡的な軽易なものについては担当名を用いることができる。
(事務担当者の表示)
第25条 発送する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の所属、職、氏名、電話番号等を表示するものとする。
(公印及び割印)
第26条 施行する文書は、峡東地域広域水道企業団公印規程(平成3年訓令第2号)に定めるところによる公印を押印するものとする。ただし、次に掲げるものについては、発信者名の下に「(公印省略)」と表示して公印を省略するものとする。
(1) 対外的な往復文書で、定例又は簡易なもの
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文
(3) 祝辞、弔辞その他これに類する文書
(4) ファクシミリ及び電子メールシステムの利用による文書
2 契約書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづり目に、当該文書に押印した公印を双方にかけて割り印しなければならない。
(発送等の方法)
第27条 文書は、主務担当で発送の準備をし、総務担当で一括発送するものとする。
2 総務担当リーダーは、次により文書を発送しなければならない。
(1) 郵送は、郵便切手受払簿により郵便切手又は郵便はがきとする。
(2) ファクシミリ及び電子メールシステムの利用による文書は主務担当によって発信する。
(3) 総務担当リーダーは、発信文書の内容が緊急を要するときその他必要があると認めるときは、主務担当の職員に持参させることにより発送することができる。
第4節 文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理等の原則)
第28条 文書は、分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。
(文書の整理及び保管)
第29条 文書の整理及び保管は、作成年度ごと、文書分類のファイル名ごとに行うものとする。
(完結文書の整理)
第30条 前条の規定によって処理した保存文書は、すべて文書管理簿において管理する。
(文書の分類)
第31条 文書の分類は、担当ごとの大分類、中分類及び事務事業ごとの小分類並びに文書フォルダ等のファイル名により構成し、事務事業の性質、内容等に応じた系統的な分類としなければならない。
(保存種別及び保存年限)
第32条 処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の保存年度は、次に定める区分とし、保存年限基準表(別表)に基づき、事務局長が定めるものとする。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完結するまでの間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。
3 事務局長は、保存年限を決定するに当たっては、利用度、重要性を考慮し、必要最小限の年数にするように留意しなければならない。
4 保存年限は、当該完結文書の属する会計年度の翌年度から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある完結文書については、当該文書の完結した日の属する年の翌年から起算するものとする。
(完結文書の保管期間)
第33条 事務室内で完結文書を保管する期間は、原則として完結した日の属する会計年度の翌年度の末日までとする。ただし、前条第4項ただし書に係る文書については、完結した日の属する年の翌年の末日までとする。
(文書の保存)
第34条 文書保管期間が経過した文書で保存年限が到来してないものは、文書保管庫に入れ、保存台帳(様式第6号)を作成し、書庫に保存しなければならない。
2 文書保管庫には、原則として作成年度及び保存年限ごとに保管しなければならない。
(文書の閲覧等)
第35条 文書は、法令等の定める場合を除き、職員以外の者に閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、企業長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持ち出し)
第36条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を管理する事務局長の許可を得たときは、この限りでない。
(書庫の管理)
第37条 書庫は、総務担当リーダーが管理する。
2 総務担当リーダーは、虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。
3 書庫は、常に清潔に保ち、喫煙その他すべての火気を使用してはならない。ただし、総務担当リーダーが業務上必要と認めるときは、この限りでない。
(保存文書の借覧)
第38条 主務担当以外の職員が保存文書を借覧し、又は閲覧しようとするときは、主務リーダーの承認を得なければならない。
(保存文書の廃棄)
第39条 保存年限が経過した保存文書については、廃棄しなければならない。
2 文書を廃棄しようとするときは、事務局長の廃棄方法の指示により速やかに廃棄しなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、保存年限が経過した保存文書でなお保存の必要があるものについては、更に保存年限を定めて保存することができる。
4 文書の廃棄に当たっては、秘密に属する文書又は悪用されるおそれのある文書は、裁断する等の適当な方法をとらなければならない。
第3章 補則
(実施規定)
第40条 この訓令の実施に関し必要な事項は、事務局長が定める。
附則
(施行期日)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成17年訓令第3号)
(施行期日)
この規程は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成20年規程第4号)
(施行期日)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
別表(第32条関係)
第1種 | 永久保存 | ア 条例、規則、訓令及び告示等に関する書類 イ 重要な、又は例規となるような指令及び通知等に関する書類 ウ 特別に属する処分に関する書類 エ 重要な事業計画及びその実施に関する書類 オ 事務の新設又は改廃に関する書類 カ 職員の進退及び賞罰に関する書類 キ 褒章及び表彰に関する書類 ク 各種台帳及び原簿 ケ 企業団の施設の設置、変更又は廃止に関する書類 コ 基本財産、各種積立金その他財産の管理処分に関する重要書類 サ 不動産の権利、移転に関する書類 シ 企業団議会に関する重要書類 ス 事務引継書類 セ 印鑑に関する書類 ソ 予算及び決算書 タ 契約又は許可に関する重要な書類 チ 主要な統計書類及び歴史の資料 ツ その他永久保存を必要とするもの |
第2種 | 10年保存 | ア 出納に関する証ひょう書類及び決算を終わった金銭物品に関する書類 イ 法令に従い処理したもので永久保存の必要のないもの ウ 企業団議会に関する書類で永久保存の必要のないもの エ 官公庁への申請、上申、報告及び官公庁からの指令に関する書類で永久保存の必要のないもの オ 歳入歳出予算に関する書類で永久保存の必要のないもの カ 統計報告書類で永久保存の必要のないもの キ 文書発送簿、文書収受簿、金品収受簿及び送達簿 ク その他第1種に属さないもので5年を超えて保存の必要があると認められるもの |
第3種 | 5年保存 | ア 調査を終了した諸報告及び統計材料 イ 台帳登録を終了した申請書 ウ 複命書 エ 旅行命令簿、超過勤務、休日勤務及び夜勤命令簿、出勤簿 オ その他第1種及び第2種以外のもので1年を超えて保存の必要があると認められるもの |
第4種 | 1年保存 | ア 第1種から第3種までに属さないもの |
